التوقيت الزمني

في هذه المقالة سنتعرف على الـ time Boxing ما هو وكيفية الاستفادة منه

وفقًا لقانون باركنسون، "يتوسع العمل بحيث يملأ الوقت المتاح لإنجازه" - على سبيل المثال، إذا خصصت 3 أسابيع لمهمة ما، بغض النظر عما إذا كان بإمكانك إنهاءها بشكل واقعي بشكل أسرع، فسوف تهدف لا شعوريًا إلى توسيع نطاق عملك. اعمل بحيث لا تنتهي قبل الأسابيع الثلاثة المحددة.

لذا، ما لم تكن ترغب في قضاء شهر كامل في كتابة ورقة بحثية من 5 صفحات لمجرد أن هذا هو الموعد النهائي الذي حددته لنفسك، فيجب عليك تجربة تحديد الوقت. إليك كل ما تحتاج لمعرفته حول تقنية إدارة الوقت الموجهة نحو الهدف:

أكثر من مجرد مقالة: إذا كنت ترغب في تحقيق أهدافك وتحسين نفسك على طول الطريق ، تحقق من بقية المنشورات في هذه المدونة فهذه المنشورات تجمع بين التخطيط والتطوير الذاتي للسماح لك بالعمل باستمرار على نفسك وتحقيق أهدافك. والوصول إلى أفضل نسخة من نفسك

ما هو التوقيت الزمني؟

Timeboxing هو أسلوب بسيط لإدارة الوقت يتضمن تخصيص وحدة زمنية قصوى ثابتة لنشاط ما مسبقًا، ثم إكمال النشاط خلال هذا الإطار الزمني.

تم تقديم هذا المفهوم لأول مرة بواسطة جيمس مارتن، مؤلف كتاب تطوير التطبيقات السريعة، كجزء من تطوير البرمجيات الرشيقة.

في جوهر الأمر، يعد تحديد الوقت أسلوبًا لإدارة الوقت حيث تقوم بتخصيص فترة زمنية محددة لنشاط مخطط له. أنت تعمل على النشاط خلال الفترة الزمنية المحددة وتتوقف عن العمل عليه بمجرد انتهاء الوقت - ثم تقوم بتقييم ما إذا كنت قد وصلت إلى أهدافك المخططة.

يمكنك استخدام هذا الأسلوب للتعامل مع مهام إدارة مشروعك أو إدارة مهامك الشخصية.

إذا كنت جديدًا هنا ، فأنا هلا السلكا كوتش ومدربة ومدونة أملك هذا الموقع والذي من خلاله أعرض لك بعض المقالات المفيدة ولأن ما أعرف أن أفعله هو التدريب والكوتشنغ فقد خصصت هذه المدونة للكوتشنغ

حجب الوقت

من خلال تحديد الوقت، يمكنك تخصيص فترات زمنية من أجل إيجاد الوقت لكل شيء مدرج في جدول أعمالك، وكل شيء تخشى أنك لن يكون لديك الوقت للقيام به.

في تحديد الوقت، تسمى الفترات الزمنية "الكتل الزمنية"، وعادةً ما تحدد وقت البدء والانتهاء للنشاط، وهي نافذة زمنية أقصر يمكنك تحديدها في التقويم الخاص بك. تهدف كل مجموعة زمنية إلى المساعدة في إلهامك لمتابعة جدولك الزمني وإنهاء عملك في الوقت المحدد.

في نهاية الفترة الزمنية، يمكنك تقييم ما إذا كنت قادرًا على إنهاء المهمة قبل نهاية الفترة الزمنية المحددة - إذا لم تكن كذلك، فما عليك سوى تخصيص المزيد من الوقت لنفس المهمة في المرة القادمة.

تحديد الوقت

باستخدام نظام تحديد الوقت، يمكنك تخصيص فترات زمنية من أجل وضع حد صارم للأنشطة التي تخشى أن تستنزف الكثير من وقتك.

تسمى الفترات الزمنية في تحديد الوقت "الصناديق الزمنية" وقد تتضمن فترات زمنية أكبر، تغطي فترات تتراوح من 15 دقيقة إلى عدة أشهر. يحتوي الإطار الزمني دائمًا على مواعيد نهائية وأهداف محددة مرتبطة به، وقد يتضمن أيضًا تسليمات وميزانية ومعالم رئيسية.

في نهاية الإطار الزمني، تعلن عن إنجاز عملك، مهما حدث، ثم تقوم بتقييم ما إذا كنت قادرًا على تحقيق أهدافك، سواء كليًا أو جزئيًا.

على سبيل المثال، تريد ترتيب مكتبك، لكنك لا ترغب في قضاء فترة ما بعد الظهر بأكملها في ذلك. لذا، عليك تخصيص نصف ساعة لهذه المهمة والتوقف فورًا بمجرد انتهاء الإطار الزمني المحدد بـ 30 دقيقة، بغض النظر عن مقدار ما تمكنت بالفعل من تنظيفه.

تعرف على المزيد حول حظر الوقت

كيفية تحديد الوقت

تتضمن تقنية إدارة الوقت في نظام timeboxing خمس خطوات:

1- البحث عن المهام المناسبة

2- حدد أهدافك

3- ضبط الوقت

4- العمل وتقييم النتائج الخاصة بك

5- اطلب مكافأتك

البحث عن المهام المناسبة

بشكل عام، يمكنك تحديد أي مهمة تريدها وتخصيصها لمربع زمني - ولكن سيكون من الأفضل إذا قمت بتعيين مربعات زمنية لـ:

المهام التي ليس لديك دافع للقيام بها

عادة ما تكون هذه المهام مرهقة وتعلم أنها ستستغرق الكثير من الوقت والجهد، مثل كتابة رواية أو إنهاء 10000 ورقة بحثية. أنت تعلم أنك لا تستطيع إنهاء هذه المهام بسرعة، لذلك تماطل بلا نهاية .

من خلال تقسيم هذا العمل إلى أجزاء أصغر يمكن التحكم فيها بمواعيد نهائية ومعالم رئيسية منفصلة، ​​فإنك تجعل المهمة أقل صعوبة - ما عليك سوى تحفيز نفسك للوصول إلى الموعد النهائي أو الحدث الرئيسي التالي، وهو أمر أكثر قابلية للإدارة.

المهام التي لا تريد قضاء الكثير من الوقت فيها

عادةً ما تكون هذه المهام ضرورية ولكنها غير سارة ولا ترغب في قضاء الكثير من الوقت فيها، مثل تنظيف غرفتك أو فرز رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. إما أنك ستطيل الوقت قبل أن تقوم بهذه المهام، أو ستقضي الكثير من الوقت عليها.

من خلال تحديد موعد نهائي صارم لمثل هذا العمل، فإنك تحد بشكل أساسي من الوقت الذي ستقضيه فيه منذ البداية.

حدد أهدافك

بمجرد اختيار المهام الخاصة بك، فكر في ما تريد إنجازه بها، وفي أي وقت.

على سبيل المثال، إذا كنت تعمل على كتابة ورقة بحثية مكونة من 10000 كلمة، وكان لديك 30 يومًا لإنهائها، فإن هدفك طويل المدى واضح - فأنت تريد كتابة ورقة بحثية مدروسة جيدًا قبل انتهاء الثلاثين يومًا. والحصول على درجة جيدة لذلك.

ولكن، من أجل الوصول إلى هذا الهدف النهائي، ستحتاج أيضًا إلى جعل هدفك هو كتابة عدد معين من الكلمات يوميًا - سيكون هذا العدد المحدد مسبقًا من الكلمات هو المعلم اليومي الذي ستحتاج إلى الوصول إليه كل يوم.

للتغلب على هذا الموعد النهائي، سيتعين عليك كتابة حوالي 400 كلمة يوميًا - مما يعني أنك ستنتهي في 25 يومًا (400 × 25 = 10000)، وسيظل لديك 5 أيام إضافية للمراجعة والتحرير، بالإضافة إلى المهمات غير المتوقعة التي قد يرميك خارج المسار ويجعلك تضيع الوقت.

عندما يتعلق الأمر بالمهام التي تفتقر إلى الدافع للقيام بها، يمكنك جعل العمل على المهام المذكورة خلال الإطار الزمني هدفًا في حد ذاته - على سبيل المثال، اجعل تنظيف غرفتك لمدة 15 دقيقة هدفك الوحيد. يمكنك أيضًا جعل هذا الإطار الزمني متكررًا - اعمل على تنظيف غرفتك لمدة 15 دقيقة كل يوم، وبحلول نهاية الأسبوع، من المحتمل أن تجد أنك قد أحرزت تقدمًا كبيرًا، حتى دون بذل جهد كبير.

ضبط الوقت

بمجرد أن تحدد المهمة التي ستقوم بها، والأهداف التي تريد الوصول إليها من خلال معالجتها، فقد حان الوقت لتخصيص فترة زمنية لهذه المهمة - هذه الخطوة مطابقة تقريبًا للخطوة الثانية في إدارة الوقت المحظور تقنية.

لذلك، عليك أن تقرر متى ستبدأ العمل على المهمة، ومتى ستتوقف عن العمل عليها - إذا كان الإطار الزمني يسمح بذلك، يمكنك أيضًا تحديد هذا الوقت في التقويم الخاص بك، للتأكد من أنك على المسار الصحيح في تنفيذ مهامك .

كما ذكرنا في الخطوة الأولى، من المحتمل أن تقوم بتحديد جدول زمني لمهامك الأكثر تطلبًا، أو المهام التي تفتقر إلى الدافع للقيام بها - لذلك، ستحتاج إلى إطار زمني قصير ومثالي للمساعدة في جعل هذه المهام قابلة للإدارة.

لنأخذ ورقة بحثية مكونة من 10000 كلمة كمثال مرة أخرى - لقد اكتشفت بالفعل أنك بحاجة إلى كتابة (وتحرير) 400 كلمة كل يوم، ولكنك ستحتاج أيضًا إلى تحديد الوقت الذي تقضيه في العمل يوميًا على هذه المهمة. وهذا هو الوقت الذي يبدأ فيه نظام تحديد الوقت الكلاسيكي أخيرًا.

يمكنك تحديد الإطار الزمني الخاص بك لكتابة وتحرير ورقة البحث بـ 3 ساعات يوميًا - حدد هذا الوقت في جدول أعمالك اليومي، وتأكد من الالتزام به.

الوقت المقدر للأنشطة المحددة بالوقت

بالطبع، يمكنك أيضًا تحليل الساعات الثلاث في مربعات زمنية أصغر، وفصلها بفترات راحة قصيرة - وبهذه الطريقة، ستجعل جلسة العمل أكثر قابلية للإدارة. على سبيل المثال، يمكنك العمل لمدة 25 دقيقة ثم أخذ استراحة لمدة 5 دقائق، قبل استئناف العمل - وهذا ما يسمى بتقنية إدارة الوقت بومودورو ، وهو حل رائع لطول الصناديق الزمنية الخاصة بك.

الوقت الذي يقضيه في الأنشطة

يمكنك أيضًا استخدام مؤقت Pomodoro وتتبع وقت العمل لمدة 25 دقيقة وفترات الراحة لمدة 5 دقائق مباشرةً من جهازك.

ستحتاج أيضًا إلى تحديد الوقت من اليوم الذي ستبدأ فيه صندوقك الزمني الأول. يقترح بريان تريسي، مبتكر تقنية إدارة الوقت "Eat that Frog" ، أن تعمل على المهام الأكثر صعوبة أول شيء في الصباح. لذا، يمكنك ببساطة تحديد إطار زمني مبكر لمهمتك الأكثر أهمية، أو الأكثر إلحاحًا، أو ببساطة الأكثر إزعاجًا التي تفتقر إلى الدافع للقيام بها، كأول شيء في الصباح.

العمل وتقييم النتائج الخاصة بك

قد تكون الخطوة الأخيرة هي الأبسط - تبدأ العمل على مهمتك المجدولة الأولى دون تردد، ثم تتجه نحو أسفل قائمة الصناديق الزمنية المجدولة.

للتأكد من بقائك ضمن الإطار الزمني، قم بتتبع الوقت الذي تقضيه في كل مهمة:

بمجرد انتهاء الوقت المحدد، توقف عن العمل على الفور - ثم قم بتقييم نتائجك. إذا كانت الجداول الزمنية الخاصة بك لهذا اليوم تتضمن كتابة 400 كلمة لورقتك البحثية، فهل تمكنت من القيام بذلك؟ إذا كان هدفك هو قضاء 15 دقيقة في تنظيف العلية، فهل قضيت حقًا الـ 15 دقيقة بأكملها في القيام بذلك؟ أم أنك استسلمت في منتصف الطريق لتتناول فنجانًا من القهوة، ولن تعود أبدًا مرة أخرى؟

في كل مرة تعمل فيها على مهمتك خلال الفترة الزمنية المحددة مسبقًا، فإنك تقوم بتحديد الإطار الزمني بنجاح - بعد كل إطار زمني، كل ما عليك فعله هو تقييم نتائجك. إذا تمكنت من الوصول إلى أهدافك ومعالمك، وانتهيت منها في الموعد النهائي، كل ذلك مع الالتزام بالميزانية (للمشاريع)، وتنفيذ ما وعدت به، فقد حان الوقت لمنح نفسك مكافأة.

المطالبة بجائزتك

يمكنك في الواقع الاستغناء عن هذه الخطوة - ولكن، من خلال الاحتفاظ بها، ستتأكد من أن لديك شيئًا تتطلع إليه بعد أن تصل إلى المعالم المحددة وإكمال الأطر الزمنية المهمة.

على سبيل المثال، بعد كل 3 ساعات يوميًا تقضيها بنجاح في كتابة وتحرير 400 كلمة لإجمالي 10000 ورقة بحثية، يمكنك مكافأة نفسك بالذهاب إلى استراحة طويلة لتناول القهوة مع الأصدقاء أو مشاهدة حلقة من برنامجك التلفزيوني المفضل

سوف تبقيك المكافآت متحفزًا لإكمال المربعات الزمنية على المدى الطويل. بعد كل شيء، معرفة أن لديك مكافأة في انتظارك إذا واصلت تركيزك على المهمة التي بين يديك خلال الإطار الزمني المحدد سوف يلهمك للالتزام بالقواعد.

من ناحية أخرى، إذا تعثرت ومماطلت، فمن المرجح أن تشعر بالذنب بما يكفي لتخطي المكافأة ومحاولة أن تكون أفضل في المرة القادمة.

فوائد تحديد الوقت

بشكل عام، فإن تحديد الوقت لمهامك يجلب العديد من الفوائد لروتين عملك - وهناك الكثير من الأسباب التي تجعلك تجرب تقنية إدارة الوقت هذه:

. ستعمل على مهام غير سارة

في بعض الأحيان، هناك مهام لا يمكنك ببساطة إجبار نفسك على إنجازها - ولكن تخصيص فترات زمنية قصيرة لهذه المهام غير السارة يجعلها أقل رعبًا أو مملة، ويوفر لك وقتًا مخصصًا ستضمن لك العمل عليها.

. ستقضي وقتًا أقل في المهام غير السارة

في بعض الأحيان، هناك مهام لا ترغب في قضاء الكثير من الوقت في القيام بها، لأنها ليست بهذه الأهمية أو العاجلة - ومع ذلك لا يمكن تجنبها، في مرحلة ما.

إذا قمت بتحديد الوقت المخصص الذي تقضيه في هذه المهام، فسوف تتأكد من أنك لن تقضي الأبدية في تنظيف العلية الخاصة بك أو فرز البريد الوارد الخاص بك. إذا قمت بتخصيص فترات زمنية قصيرة متكررة لهذه الأنشطة على مدى فترة أكبر من الأيام، فمن المحتمل أن تنهي كل شيء دون أن تدرك ذلك.

. ستعمل على مهام "قصيرة جدًا"

في بعض الأحيان، سيكون لديك مهام صغيرة بالكاد ترى أنها تستحق مكانًا في جدول أعمالك - مثل رسالة بريد إلكتروني تستمر في نسيان الرد عليها، على الرغم من أن الأمر لن يستغرق أكثر من دقيقتين للقيام بذلك.

ولكن، عندما تقوم بجدولة إطار زمني مخصص لهذه الرسالة الإلكترونية فقط، حتى لو كان مجرد إطار زمني مدته دقيقتين، فمن المحتمل أنك لن تنساه مرة أخرى.

. ستعمل على المهام "الطويلة جدًا"

في بعض الأحيان، سيتعين عليك التعامل مع المهام التي تتطلب الكثير من الوقت والجهد، مما يجعلك تؤجل العمل عليها باستمرار.

ولكن، يمكنك التغلب على خوفك من خلال تحليل هذه المهام إلى مربعات زمنية أصغر لها مواعيد نهائية منفصلة خاصة بها - بمجرد إكمال كل إطار زمني، ستحرز تقدمًا بطيئًا، ولكن مؤكدًا.

. سوف تتوقف عن كونك منشد الكمال

من الصعب تعديل كل التفاصيل غير الضرورية في عملك عندما يكون لديك 25 دقيقة فقط قبل أن يتعين عليك إنجاز العمل.

يضمن نظام Timeboxing أنك تتوقف عن العمل في مهمة ما بعد فترة زمنية معقولة، ولا تقضي ضعف الوقت في تعديلات لا نهاية لها.

. تعزيز الدافع الخاص بك

لا يوجد شيء أفضل من عداد الوقت للمساعدة في تحفيزك على التركيز على ما تفعله.

إن تحديد إطار زمني مخصص للعمل على المهام يساعدك على التركيز على المهام المذكورة، ويلهمك المؤقت لتجنب التشتيت والمماطلة.

لتعيين دوافعك إلى الحد الأقصى، يمكنك تحديد تحدي خاص لنفسك، واختيار عدد من المهام الأصغر التي سيتعين عليك إكمالها قبل انتهاء الوقت المحدد - على سبيل المثال، كم عدد طلبات العملاء عبر البريد الإلكتروني التي يمكنك الإجابة عليها خلال ساعة ؟

. خلق التوازن في حياتك

غالبًا ما يحدث أننا نقضي الكثير من الوقت في أنشطة معينة ولا نقضي وقتًا كافيًا في أنشطة أخرى - ولكن تحديد الوقت يساعدك على الحد من الوقت الذي تقضيه في الأنشطة أو توفيره.

هل تقضي الكثير من الوقت في الاجتماعات؟ حدد إطارًا زمنيًا مدته 15 دقيقة لكل اجتماع، وتأكد من إيقاف الاجتماع بمجرد انتهاء الـ 15 دقيقة.

لا تقضي وقتًا كافيًا مع عائلتك؟ خصص ساعة واحدة لقضاء الوقت مع عائلتك كل يوم، ثم حقق أقصى استفادة من هذه اللحظات العائلية.

في النهاية، يضمن لك تحديد الوقت تحقيق التوازن بين الأنشطة المتعلقة بالعمل والأنشطة الشخصية، وكذلك بين المهام المهمة والمهمات الضرورية، ولكنها تستغرق وقتًا طويلاً - من خلال الحد من الوقت الذي تقضيه في بعض الأنشطة، فإنك تخصص وقتًا لأخرى. أنشطة.

استراتيجيات ونصائح Timeboxing

اجعل الوقت مرئيًا

غالبًا ما يبدو الوقت مجردًا، وسيتعين عليك جعله ملموسًا بشكل أكبر - من خلال مراقبة المؤقت الذي يذكرك بأنك بحاجة إلى تقييد عملك بإطار زمني محدد مسبقًا. ومن خلال القيام بذلك، ستعرف دائمًا مقدار الوقت المتبقي لديك قبل أن تضطر إلى التوقف عن العمل واستخلاص النتائج.

انظر الموقت في علامة التبويب

إذا كنت تعمل ضمن فريق، فسيزودك المؤقت بالوسائل اللازمة للعمل كمشرفين وشخصيات ذات سلطة - في كل مرة تخرج فيها المناقشة عن نطاق السيطرة، سيسألك شخص ما عن الوقت، أو يشير إلى أن لديك x قبل دقائق من انتهاء الوقت، وعليك المضي قدمًا.

إذا كنت مديرًا يتعامل مع فريق، فتأكد من إبلاغ الفريق عندما يكون هناك دقيقتين فقط قبل نهاية الإطار الزمني - وبهذه الطريقة، سيعرفون أن الوقت قد حان لبدء العمل نحو نهاية المهمة.

التمييز بين الصناديق الزمنية الصلبة والناعمة

إذا لم تكن متأكدًا مما يجب عليك فعله بعد كل إطار زمني، فاجعل الأمور أكثر وضوحًا من خلال التمييز بين الصناديق الزمنية "الصلبة" و"الناعمة":

الصندوق الزمني الناعم - تشمل الصناديق الزمنية الناعمة مهمة واحدة أكبر قمت بتقسيمها إلى مهام فرعية أصغر. في كل مرة تنتهي فيها من مربع زمني واحد، فإنك تنتقل إلى المربع الزمني التالي ذي الصلة. أنت تحافظ على تركيزك على نوع واحد من المهام، ويكون هناك تدفق مستمر، لا يتعطل إلا قليلاً بسبب المعالم الرمزية التي تهدف إلى مساعدتك في تحليل عملك وجعله أكثر قابلية للإدارة.

الصناديق الزمنية الصعبة - الصناديق الزمنية الصعبة هي مهام لن تفكر فيها بعد الآن بمجرد الانتهاء منها. في كل مرة تنتهي فيها من مربع زمني واحد، فإنك تنتقل إلى المربع الزمني التالي، الذي لا علاقة له على الإطلاق. يمكنك تحويل تركيزك إلى نوع مختلف من المهام، وتكون المعالم أكثر وضوحًا.

تحديد الحد الأقصى للوقت الزمني

كما ذكرنا سابقًا، يمكنك تعيين إطار زمني يمتد لعدة أشهر إجمالاً - لكنك ستظل بحاجة إلى تقسيم هذا الوقت إلى صناديق زمنية أصغر وأكثر قابلية للإدارة، وهي الصناديق التي ستتمكن من التعامل معها في جلسة واحدة.

إذًا، ما هو الحد الأقصى الواقعي للوقت بالنسبة للصندوق الزمني؟

حسنًا، وفقًا لعلم الإيقاعات الفائقة الذي تمت مناقشته كثيرًا، لا يستطيع العقل البشري التركيز على مهمة ما لأكثر من 90 دقيقة - لذلك لا ينبغي أبدًا تخصيص أكثر من 90 دقيقة في جلسة واحدة لأي مهمة.

ومع ذلك، يمكنك تخصيص أقل من ذلك - إذا كانت لديك مهمة عصف ذهني مهمة ستستغرق حوالي 5 دقائق، فلا تتردد في تحديد إطار زمني مدته 5 دقائق.

إن طول الصناديق الزمنية الخاصة بك متروك لك تمامًا، والمهام التي يتعين عليك القيام بها - 15 أو 20 أو 30 أو 45 دقيقة، كلها خيارات رائعة لأنواع مختلفة من المهام. فقط تأكد من عدم تجاوز 90 دقيقة دون أخذ قسط من الراحة. وهو ما يقودنا إلى النصيحة التالية.

خذ فترات راحة

يعد أخذ فترات راحة خطوة مهمة للتأكد من استمرارك في التركيز لفترات أطول من الوقت - يُظهر العلم أن انتباهك سيبدأ في التضاؤل ​​بعد 90 دقيقة، لكنه قد يتعثر قبل ذلك بوقت طويل. لذا، من المهم أن تحدد فترات الراحة في روتينك مسبقًا.

على سبيل المثال، يمكنك العمل لمدة 45 دقيقة ثم أخذ استراحة لمدة 15 دقيقة - وبهذه الطريقة، ستحصل على ساعة كاملة للصندوق الزمني الخاص بك.

يجب عليك أيضًا قضاء هذه الاستراحة بحكمة - إذا كنت تقضي اليوم بأكمله في العمل أمام الكمبيوتر، فيجب أن تترك عينيك ترتاح قليلاً، ولا تعذبها بجلسة موجز على Instagram أثناء وقت الاستراحة. بدلًا من ذلك، قم بتشغيل أغنيتك المفضلة واصنع لنفسك كوبًا من الشاي، أو اذهب للخارج وتمشى لمسافة قصيرة.

بمجرد عودتك، ستشعر وكأنك قد أعدت شحن بطارياتك واستعدت التركيز، في الوقت المناسب لجلسة عمل أخرى مدتها 45 دقيقة.

هذا ما عندي، فإن أحسنت فمن الله، وإن أسأت أو أخطأت فمن نفسي والشيطان

يمكنك متابعة المزيد من المقالات على موقعي الإلكتروني

halasalka.com

التصنيفات : All, إنتاجية