مصفوفة إدارة الوقت

Hala Salka مؤلف

Jan 04, 2025 |

في هذه المقالة أستعرض معك كيفية ترتيب الأولويات مثل أيزنهاور وستيفن كوفي

مصفوفة إدارة الوقت

تعد مصفوفة إدارة الوقت (المعروفة أيضًا باسم الأرباع الأربعة لإدارة الوقت ، أو مصفوفة أيزنهاور ، أو صندوق أيزنهاور) استراتيجية لإدارة الوقت تساعد على تحديد أولويات المهام والمسؤوليات العديدة التي يتعين على معظمنا التعامل معها. يقوم بتصنيف الأنشطة حسب الحاجة الملحة والأهمية ثم يقوم بتعيينها في مصفوفة 2 × 2. يمكنك استخدام هذه المصفوفة لترى بشكل أفضل أين تقضي وقتك وما الذي يجب عليك تغييره بشأنه.

أكثر من مجرد مقالة: إذا كنت ترغب في تحقيق أهدافك وتحسين نفسك على طول الطريق ، تحقق من بقية المنشورات في هذه المدونة فهذه المنشورات تجمع بين التخطيط والتطوير الذاتي للسماح لك بالعمل باستمرار على نفسك وتحقيق أهدافك. والوصول إلى أفضل نسخة من نفسك

إذا كنت جديدًا هنا ، فأنا هلا السلكا كوتش ومدربة ومدونة أملك هذا الموقع والذي من خلاله أعرض لك بعض المقالات المفيدة ولأن ما أعرف أن أفعله هو التدريب والكوتشنغ فقد خصصت هذه المدونة للكوتشنغ وهناك مدونة ستكون لاحقا من أجل التدريب .

إطار عمل أيزنهاور العاجل / المهم

تعود أسس الطريقة إلى الرئيس الأمريكي دوايت أيزنهاور. اشتهر أيزنهاور بإنتاجيته المتميزة. قال ذات مرة في خطاب "لدي نوعان من المشاكل ، العاجلة والمهمة. ما هو عاجل ليس مهمًا ، والأهم ليس عاجلاً أبدًا ".

هذا هو النمط الشائع. فكر بخصوصها لثانية. من بين كل الأشياء التي تفعلها ، ما مقدار الحاجة إليها؟ وكم هو مهم حقا؟ مهم مثل "سيساعدني هذا في تحقيق أهدافي طويلة المدى". الاستعجال مرتفع. يتطلب التركيز - يأخذ التركيز بعيدًا عن الأشياء الأخرى التي قد تكون في الواقع أكثر أهمية.

ستيفن آر كوفي والأرباع الأربعة لإدارة الوقت

في وقت لاحق تم استخدام هذين البعدين ، الإلحاح والأهمية ، لإنشاء مصفوفة إدارة الوقت 2 × 2. كان أشهرها هو ستيفن آر كوفي في كتابه "العادات السبع للأشخاص ذوي الفعالية العالية".

الربع الأول: مهم وعاجل

الربع العلوي الأيسر يهتم بالأمور الطارئة . الأشياء التي لا يمكن تأجيلها. الأشياء التي ستؤدي إلى نتائج سيئة إذا تم تجاهلها. بعض الأمثلة:

1- قم بإنهاء عرض الميزانية الذي يحين موعده غدًا

2- أكمل ضرائبك المستحقة هذا الأسبوع

3- أصلح تسرب المياه

4- إطفاء النار بالمعنى الحرفي للكلمة

الربع الثاني: مهم ، لكن ليس عاجلاً

العديد من المهام المهمة ليست في الواقع حرجة للوقت. إنها مهمة لأنها تقربك من أهدافك أو تحسن رفاهيتك. إذا لم تفعلها سيكون لها تأثير سلبي عميق. ولكن سواء كنت تفعلها الآن أو لاحقًا لا يحدث فرقًا كبيرًا - بشرط أن تقوم بها على الإطلاق. بعض الأمثلة:

1- جميع أنواع التخطيط

2- يمارس

3- هذا العرض التقديمي الذي من المقرر أن يأتي الشهر المقبل

4- التوقف

لاحظ أن نفس المهمة يمكن أن تنتقل من الربع الثاني إلى الربع الأول من مصفوفة إدارة الوقت فقط عن طريق السماح بمرور الوقت . الانتهاء من العرض التقديمي الذي ستقيمه الشهر المقبل ليس بالأمر العاجل اليوم. لكنها ستكون شهر واحد من الآن. هذا هو عدد الأشخاص الذين يعلقون في وضع مطفأة الحريق. إنها حلقة مفرغة من التركيز على المهام العاجلة ، وعدم وجود الوقت للقيام بالمهمة الهامة غير العاجلة حتى تصبح تلك المهام عاجلة. اشطف ، كرر.

الربع الثالث: عاجل ، لكنه غير مهم

ربع الشيطان. تبدو هذه المهام مهمة لأنها عاجلة ، لكنها في الواقع ليست بهذه الأهمية. قد تكون ضرورية ، لكنها ليست الأشياء التي تؤثر بشكل كبير على مستقبلك. لن يقربك من أهدافك. على سبيل المثال:

1- الاجتماعات

2- الرد على رسائل البريد الإلكتروني

3- الانقطاعات

الربع الرابع: ليست عاجلة وليست مهمة

الأنشطة في الربع الرابع هي مضيعة للوقت. ومع ذلك ، تمكنوا من التسلل. قد يكونوا:

1- التحقق من وسائل التواصل الاجتماعي

2- مشغول

3- العثور على نظام حفظ الملفات المثالي على الرغم من أن النظام الحالي يعمل بشكل جيد

كيفية استخدام مصفوفة إدارة الوقت

يجب أن يكون هدفك هو قضاء أكبر وقت ممكن في الربع الثاني: مهام مهمة ولكنها ليست عاجلة. هذه هي الأنشطة التي ستقربك من أهدافك. يسمحون لك بالتخطيط لحياتك بشكل استباقي بدلاً من مجرد الرد على الأمور العاجلة.

تجنب قضاء الكثير من الوقت في الربع الأول (المهم والعاجل) من مصفوفة إدارة الوقت. هذه الأشياء مهمة ، لكن إخماد الحرائق باستمرار سيجعلك متوترًا ومعرضًا لخطر الإرهاق. سيتعين عليك إيجاد طريقة للتعامل معها في الربع الثاني قبل أن تصبح عاجلة. تجنب أيضًا قضاء الكثير من الوقت في الربع الثالث (عاجل ولكن ليس مهمًا). خلاف ذلك ، ستطور تركيزًا قصير المدى وستبدو حياتك خارجة عن سيطرتك. إذا كان الربع الرابع (غير مهم ولا عاجل) يستهلك الكثير من وقتك ، فأنت تعيش في الأساس بطريقة غير مسؤولة وغير مستدامة.

للتركيز على الربع الثاني ، ستحتاج إلى تقليل الوقت الذي تقضيه في الأرباع الأخرى. ابدأ بتقليل الربعين الثالث والرابع. بالنسبة للأنشطة ، اسأل نفسك عما إذا كانت بحاجة إلى القيام بها على الإطلاق. إنها ليست بهذه الأهمية ، لذلك ربما لا بأس في عدم القيام بها على الإطلاق. تتمثل الإستراتيجية الأخرى الشائعة ، خاصة لكبار رجال الأعمال ، في تفويض هذه الأنشطة إلى شخص آخر. أما بالنسبة للربع الرابع: فقط أسقطه. إنها ليست مهمة ولا عاجلة - لماذا تفعل ذلك على الإطلاق؟ توقف عن تصفح الويب أو تنظيم الأشياء التي لا تحتاج إلى تنظيم.

بينما تستثمر الوقت الذي استردته من الربعين الثالث والرابع في الربع الثاني (مهم ولكن ليس عاجلاً) ، ستقضي وقتًا أقل وأقل في الربع الأول من مصفوفة إدارة الوقت . لديك الآن الوقت للعمل الاستراتيجي ، لإنشاء خطط جيدة ، لذلك فإن جهودك موجهة بشكل أفضل. يمكنك الاهتمام بالأشياء المهمة قبل أن تصبح عاجلة.

مصفوفة إدارة الوقت + 4Ds لإدارة الوقت

استراتيجية أخرى شائعة لإدارة الوقت هي 4Ds of Time Management. كل D تعني:

يفعل Do

تأجيل (كما في الجدول الزمني لوقت لاحق) Delay

مندوب Delegate

هذا يعين بشكل جيد الأرباع الأربعة لمصفوفة إدارة الوقت:

الربع الأول: مهم وعاجل => افعل على الفور

الربع الثاني: مهم ، ليس عاجلاً => تأجيل / جدولة موعد القيام بذلك

الربع الثالث: ليس مهمًا ولكنه عاجل => تفويض لشخص آخر

الربع الرابع: لا مهم ولا عاجل => أسقطه

التركيز على الربع الثاني

تساعدك إدارة الوقت لتأسيس عادة تخطيط وتشكيل حياتك بشكل استباقي. كل أهدافك المهمة لها قسم خاص بها في خططك. هذا يجعل من السهل جدولة المهام المهمة التي قد تغرق في ضجيج المهام العاجلة.

هذا ما عندي، فإن أحسنت فمن الله، وإن أسأت أو أخطأت فمن نفسي والشيطان

يمكنك متابعة المزيد من المقالات على موقعي الإلكتروني

halasalka.com

التصنيفات : All, إنتاجية

أداة لمنع الضغط على الماوس